Ustawa o ochronie sygnalistów

WEWNĘTRZNA PROCEDURA ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH OBOWIĄZUJĄCA W BEMBE POLSKA SP. Z O.O.
I. Wstęp
Bembe Polska Sp. z o. o. niniejszym wprowadza wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych dla Sygnalistów (ang. whistleblowers) w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024.928) - zwana dalej „Procedurą”.
Celem niniejszej Procedury jest z jednej strony stworzenie bezpiecznego środowiska, w którym można należycie pochylić się nad – zgłaszanymi w dobrej wierze – obawami osób wskazanych w art. 4 ust. 1 Ustawy, w szczególności: wykonujących pracę w ramach stosunku pracy, umowy cywilnoprawnej, umowy stażowej, umowy o praktyki, wolontariatu lub które zaprzestały jej wykonywania, osób uczestniczących w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym współpracującym z Bembe Polska Sp. z o. o., przedsiębiorców, prokurentów, akcjonariuszy lub wspólników, członków organów zarządczych, dotyczącymi zaobserwowanych nieprawidłowości. Bembe Polska Sp. z o. o. zamierza zachęcić Sygnalistów do sygnalizowania poważnych obaw i zgłaszania przypadków niewłaściwego postępowania, nieprawidłowości czy też naruszeń prawa w Spółce Bembe Polska Sp. z o. o. zobowiązuje się do:
(i) zapewnienia kultury otwartości, w której osoby wskazane powyżej mogą zgłaszać poważne obawy, jak również
(ii) ochrony praw Sygnalisty (whistleblower – osoba zgłaszająca sprawę) poprzez zapewnienie poufności procesu informowania o nieprawidłowościach.
Jednocześnie Sygnaliści w Bembe Polska Sp. z o. o. są zobowiązani do zgłaszania nieprawidłowości w sposób zgodny z niniejszą procedurą, która ma na celu m.in. odpowiednią ochronę podstawowych praw i interesów osób zaangażowanych.
II. Definicje
1) podmiot prawny – należy przez to rozumieć Bembe Polska Sp. z o.o.
2) Sygnalizacja dotycząca nieprawidłowości – sytuacja nieprawidłowa, wymagająca zgłoszenia, którą Sygnaliści powinni przedstawiać Koordynatorowi ds. Zgodności, która:
a) jest uzasadniona i wynika z wiedzy zdobytej przez Sygnalistę lub uzasadnionego podejrzenia i która jednocześnie może wpływać na interes publiczny w związku z:
i. naruszeniem obowiązku ustawowego lub dotyczącego prawa Unii Europejskiej, w szczególności w zakresie:
− korupcji;
− zamówień publicznych;
− usług, produktów i rynków finansowych;
− przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
− bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
− bezpieczeństwa transportu;
− ochrony środowiska;
− ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
− bezpieczeństwa żywności i pasz;
− zdrowia i dobrostanu zwierząt;
− zdrowia publicznego;
− ochrony konsumentów;
− ochrony prywatności i danych osobowych;
− bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
− interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
− rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
− konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w punktach powyżej;
− naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez Bembe Polska Sp. z o. o. na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.
Tytułem przykładu można wskazać następujące sytuacje związane z niewłaściwym postępowaniem, które powinny być sygnalizowane Koordynatorowi ds. Zgodności niewłaściwe postępowanie (takie jak defraudacja, naruszenie zaufania itp.),
– przekupstwo, łapówkarstwo,
– zmowa przetargowa – ustalania stawek lub ustalania cen,
– oszustwa księgowe (manipulowanie danymi księgowymi i finansowymi dla przedstawiania sytuacji niezgodnej z rzeczywistością),
– przestępstwa karnoskarbowe i finansowe (takie jak pranie pieniędzy, sprzedawanie i wykorzystywanie informacji poufnych o Bembe Polska Sp. z o. o. lub jej kontrahentach itp.),
– nieuczciwe działania, które celowo są pomijane przez audytorów,
– nieuczciwe działania związane z jakością (takie jak fałszowanie danych),
– naruszenia praw człowieka,
– inne naruszenia zasad obowiązujących w Bembe Polska Sp. z o.o.
Powyższa lista nie ma charakteru wyczerpującego i Sygnalista nie powinien opierać się wyłącznie na niej. Wszelkie obawy dotyczące potencjalnych nieprawidłowości należy ocenić w kontekście lokalnych przepisów i sprawdzać je pod kątem lokalnych (najlepszych) praktyk.
3) Osoba wykonująca pracę – rozumie się przez to osobę wykonującą pracę (w tym stażystę, praktykanta, wolontariusza, pracownika tymczasowego, freelancera, kontrahenta itp., pracującego lub współpracującego w Bembe Polska Sp. z o.o. niezależnie od tego, czy wykonuje pracę na podstawie umowy o pracę, czy na podstawie innego tytułu prawnego), a także osobę wykonującą pracę, gdy stosunek, na podstawie którego ją wykonywała już ustał, oraz osobę, która w przyszłości będzie osobą wykonującą pracę i w związku z tym uzyskała wiedzę o sytuacji wewnętrznej Bembe Polska Sp. z o.o.
4) Sygnalista – osoba fizyczna zgłaszająca nieprawidłowości/naruszenia prawa, objęte działaniem Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U 2024.928 ) w zakładzie pracy, działająca w dobrej wierze i posiadająca uzasadnione podstawy, by sądzić że informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i rzeczywiście stanowi informację o naruszeniu prawa, ujawniająca informacje, które zostały uzyskane w kontekście związanym z pracą, będąca obywatelem Unii Europejskiej lub innego państwa trzeciego, w szczególności:
3.1. pracownik (w tym pracownik tymczasowy), także w przypadku, gdy stosunek pracy już̇ ustał,
3.2. osoba ubiegająca się̨ o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
3.3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż̇ stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
3.4. przedsiębiorca,
3.5. wspólnik,
3.6. prokurent,
3.7. członek zarządu Bembe Polska Sp. z o.o.,
3.8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy Bembe Polska Sp. z o. o., w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
3.9. stażysta,
3.10. wolontariusz,
3.11. praktykant,
3.12. funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
3.13. żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).
5) System zgłoszeniowy – ogół środków organizacyjnych, technicznych, prawnych i osobowych służących do zgłaszania i zarządzania Zgłoszeniami;
6) Koordynator ds. Zgodności – rozumie się przez to osobę zatrudnioną w Bembe Polska Sp. z o.o. na stanowisku Starszy Inspektor d/s BHP, inspektor PPOŻ, przyjmującą zgłoszenia, prowadzącą postępowanie wyjaśniające i podejmującą działania następcze z upoważnienia Bembe Polska Sp. z o. o., działającą na podstawie pisemnego upoważnienia, wyznaczoną do prowadzenia wstępnych postępowań wyjaśniających po otrzymaniu sygnalizacji dotyczącej nieprawidłowości, uprawnioną do kierowania sygnalizacji do Zarządu oraz jej zastępcę.
7) Członek Zarządu ds. Zgodności- rozumie się przez to Członka Zarządu Bembe Polska Sp. z o.o. odpowiedzialnego za przyjmowanie raportów od Koordynatora ds. Zgodności oraz przyjmowanie sygnalizacji dotyczącej Koordynatora ds. Zgodności oraz jego zastępcy.
8) działania następcze – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Bembe Polska Sp. z o. o. w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
9) działania odwetowe – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
10) informacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie, w Bembe Polska Sp. z o.o. lub u kontrahenta/podwykonawcy Bembe Polska Sp. z o. o., podczas wykonywania prac zleconych na rzecz Bembe Polska Sp. z o.o.
11) informacja zwrotna – należy przez to rozumieć przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
12) kontekst związany z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz Bembe Polska Sp. z o.o., lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
13) organ publiczny – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne organy wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych
14) osoba, której dotyczy Zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
15) osoba pomagająca w dokonaniu Zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
16) osoba powiązana z Sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny sygnalisty;
17) podmiot prywatny – należy przez to rozumieć osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawcę, jeżeli nie są podmiotami publicznymi;
18) postępowanie prawne – należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności karnego, cywilnego, administracyjnego, dyscyplinarnego, o naruszenie dyscypliny finansów publicznych lub regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
19) ujawnienie publiczne – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
20) zgłoszenie – należy przez to rozumieć zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;
21) zgłoszenie wewnętrzne – należy przez to rozumieć przekazanie Bembe Polska Sp. z o.o. informacji o naruszeniu prawa;
22) zgłoszenie zewnętrzne – należy przez to rozumieć przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
III. Zgłoszenia
Zasady obsługi zgłoszeń:
1. Bembe Polska Sp. z o. o. zapewnia, że dzięki zastosowanym rozwiązaniom technicznym każde Zgłoszenie będzie rozpatrywane zgodnie z poniższymi zasadami:
1.1. Poufność – Jeżeli Zgłoszenie zawiera personalia Sygnalisty, Bembe Polska Sp. z o. o. zapewnia ich pełną poufność poprzez m.in. zobowiązanie osób mających dostęp do treści Zgłoszenia do zachowania poufności. Tożsamość Sygnalisty jest objęta tajemnicą;
1.2. Bezstronność – każde Zgłoszenie jest obsługiwane z zachowaniem zasad bezstronności;
1.3. Szybkość – każde Zgłoszenie powinno zostać obsłużone bez zbędnej zwłoki w terminach określonych w niniejszej Procedurze.
2. Bembe Polska Sp. z o. o. gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
3. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Bembe Polska Sp. z o. o. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowanych działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
4. W przypadku realizacji powyższego obowiązku z wykorzystaniem podmiotów zewnętrznych, konieczne jest zawarcie umowy w celu powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych.
5. Ochrona ma być udzielona wyłącznie wtedy, gdy Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
Sposoby przekazywania zgłoszeń
1. Zasady ogólne Zgłoszenia
1.1. Sygnalista powinien zapoznać się z niniejszą procedurą przed dokonaniem Zgłoszenia.
1.2. Tekst procedury jest udostępniony na stronie internetowej.
1.3. Sygnalista powinien dokonać Zgłoszenia niezwłocznie po powzięciu informacji o zaistnieniu nieprawidłowości.
1.4. Sygnalista dokonując Zgłoszenia powinien posiadać uzasadnione przekonanie co do prawdziwości przekazywanych przez niego informacji.
1.5. Niedopuszczalne jest fałszywe oskarżanie i celowe zgłaszanie nieprawdziwych informacji.
1.6. Zgłoszenie powinno zawierać możliwie najwięcej szczegółowych danych na jego temat (w tym załączniki w postaci dokumentów, zdjęć, nagrań audio/wideo).
1.7. Zabronione jest:
− utrudnianie i uniemożliwianie dokonywania Zgłoszeń,
− nakłanianie do niezgłaszania nieprawidłowości,
− podejmowanie Działań odwetowych wobec Sygnalistów,
− naruszanie poufności Zgłoszeń,
− utrudnienie weryfikacji Zgłoszenia, także poprzez brak kooperacji w trakcie czynności wyjaśniających z osobami prowadzącymi te czynności,
− nakłanianie do dokonywania zgłoszeń nieprawdziwych informacji.
2. Sposoby dokonania zgłoszenia:
2.1 Sygnalizacje (zgłoszenia wewnętrzne) dotyczące nieprawidłowości mogą być przekazywane przez Sygnalistę:
a. pisemnie,
b. za pomocą dedykowanego konta e-mail Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi JavaScript.
Kanał Zgłoszeń jest dostępny 24 godziny / 365 (6) dni a Zgłoszenia są przyjmowane w języku polskim i angielskim.
2.6. Zaleca się, aby wszelkie zgłoszenia wewnętrzne, niezależnie od sposobu ich przekazania, zawierały adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej Sygnalisty.
2.7. Wszelkie zgłaszane przypadki są przez Koordynatora ds. Zgodności uznawane wstępnie za poważne, niezależnie od ich charakteru lub osoby, która je zgłasza.
2.8. Sygnalista może dokonać sygnalizacji jedynie w sposób nieanonimowy.
2.9. W każdym przypadku Koordynator ds. Zgodności i Sygnalista są zobowiązani do zachowania ścisłej poufności w odniesieniu do zgłoszonych przez Sygnalistę wątpliwości z poszanowaniem odrębnych przepisów prawa.
2.10. Ponadto Koordynator ds. Zgodności dołoży wszelkich uzasadnionych starań, aby zachować zgłoszenie sprawy i/lub nazwisko osoby zgłaszającej jako poufne, tak by zapewnić ochronę sygnalisty przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
2.11. Koordynator ds. Zgodności potwierdzi otrzymanie sygnalizacji w terminie 7 dni od daty jej otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
2.12. Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej nie powinien przekraczać 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu.
2.13. Sygnalizacje (zgłoszenia zewnętrzne) dotyczące nieprawidłowości mogą być przekazywane przez osobę wykonującą pracę również do właściwych organów publicznych (Rzecznik Praw Obywatelskich) oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, w szczególności, gdy:
a. zgłaszający ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
b. dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe lub
c. w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału pracodawcy w naruszeniu prawa.
3. Obsługa zgłoszenia
1. Zgłoszenia są analizowane pod kątem kwalifikacji jako zgłoszenie uzasadnione lub nieuzasadnione.
2. Każde zgłoszenie podlega wpisowi do rejestru zgłoszeń
3. Analiza jest wykonywana niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia.
4. W wypadku zgłoszenia nieuzasadnionego zostaje sporządzona notatka.
5. Koordynator ds. Zgodności w Bembe Polska Sp. z o. o. podejmuje działania mające na celu wyjaśnienie Nieprawidłowości objętej zgłoszeniem. W Tym celu mogą prosić Sygnalistę o podanie dodatkowych informacji albo dokumentów.
6. Jeśli w toku postępowania wyjaśniającego zostanie ustalone, że istnieje uzasadnione duże podejrzenie, że doszło do popełnienia przestępstwa, Koordynator ds. Zgodności zawiadamia Członka Zarządu ds. Zgodności w Bembe Polska Sp. z o. o., a w przypadku, gdy podejrzenie popełnienia przestępstwa może dotyczyć osób upoważnionych do reprezentacji Bembe Polska Sp. z o. o. – Koordynator ds. Zgodności zawiadamia prokurenta samoistnego, którym jest Bernd Stefan Ehrler. Osoby, które otrzymały
informację od Koordynatora ds. Zgodności mogą zdecydować o złożeniu zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa do właściwych organów ścigania
4. Ochrona zgłaszających naruszenia
1. Procedura sygnalizacji dotyczącej nieprawidłowości ma przede wszystkim na celu ochronę Sygnalisty, który w dobrej wierze sygnalizuje swoje obawy dotyczące nieprawidłowego działania firmy lub zgłasza obawy związane z niewłaściwym postępowaniem innych osób.
2. Podstawowym celem procedury jest ochrona Sygnalisty przed:
a. ujawnieniem jego tożsamości osobom niepowołanym, w szczególności osobie, której dotyczy sygnalizacja,
b. dyskryminacją bezpośrednią lub pośrednią lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, prześladowania, mobbingu, w tym także kierowanego przeciwko osobom jej bliskim,
c. jakąkolwiek formą presji mającej na celu odwołanie sygnalizacji, w tym kierowanej przeciwko innym osobom z zamiarem wywołania wpływu na sygnalistę, w tym m.in. wywieranej poprzez presję finansową, organizacyjną, ograniczenie praw i przywilejów pracowniczych, stosowanie pozornie legalnych środków w celu uzyskania nieuprawnionych skutków, takich jak:
− odmową nawiązania stosunku pracy, jego wypowiedzeniem lub rozwiązaniem bez wypowiedzenia, niezawarciem umowy o pracę, niezawarciem kolejnej umowy o pracę - w sytuacji, w której pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
− obniżeniem wynagrodzenia za pracę, pominięciem przy przyznawaniu innych niż zasadnicze wynagrodzenie za pracę, świadczeń związanych z pracą,
− wstrzymaniem awansu lub pominięciem przy awansowaniu,
− przeniesieniem na niższe stanowisko,
− zawieszeniem w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
− przekazaniem innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
− niekorzystną zmianą miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
− negatywną oceną wyników pracy lub negatywną opinią o pracy,
− nałożeniem lub zastosowaniem środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
− wstrzymaniem udziału lub pominięciem przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
− nieuzasadnionym skierowaniu na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
− działaniem zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
d. zastraszeniem, ostracyzmem, jakąkolwiek inną formą nieuprawnionego odwetu,
e. próbą zastosowania wskazanych wyżej działań,
f. groźbą zastosowania wskazanych wyżej działań.
3. Ochrona Sygnalisty świadczącego na rzecz Bembe Polska Sp. z o. o. usługi na podstawie innej niż stosunek pracy obejmuje w szczególności ochronę przed nieobiektywnym, dokonanym w wyniku dokonania Zgłoszenia i wypowiedzeniem lub odmową nawiązania stosunku prawnego, na podstawie którego są lub mają być świadczone usługi przez Sygnalisty.
4. Bembe Polska Sp. z o.o. podejmie kroki zapewniające ochronę praw i interesów wszystkich osób zaangażowanych w procedurę sygnalizacyjną jak również osób powiązanych z Sygnalistą, w celu zapewnienia prawidłowego przebiegu postępowania, jak i realizowania jej podstawowych praw i obowiązków, w tym również w toku ewentualnych postępowań wywołanych sygnalizacją.
4. W związku z potrzebą ochrony sygnalistów wszelkie osoby podejmujące działania odwetowe wobec zgłaszającego będą podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu, a naruszenie w tym obszarze będzie traktowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków. Bembe Polska Sp. z o.o. podejmie przy tym kroki w celu usunięcia negatywnych skutków takich nieuprawnionych działań.
5. Jednocześnie ochrony wymagają prawa i interesy osoby, której zarzuca się nieprawidłowe działanie, w szczególności przed nieuprawnionym ujawnieniem jej tożsamości i innych danych osobowych, a także postępowaniem mogącym rodzić dodatkową nieuprawnioną stygmatyzację, dyskryminację, prześladowanie lub odwet. W związku z potrzebą ochrony praw tych osób wszelkie działania mające na celu nieuprawnione ujawnienie jej tożsamości, jak też nieuprawnione działania odwetowe będą podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu, a naruszenie w tym obszarze będzie traktowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków. Bembe Polska Sp. z o.
o. podejmie przy tym kroki w celu usunięcia negatywnych skutków takich nieuprawnionych działań.
6. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
7. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
8. Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio do:
1) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą,
2) osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej,
3) w przypadku, gdy informację o naruszeniu prawa zgłoszono do odpowiednich instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej w trybie właściwym do dokonywania takich zgłoszeń.
6. Dochodzenie
1. Koordynator ds. Zgodności co do zasady przeprowadzi dochodzenie w sprawie wszystkich aspektów sygnalizacji, uznanych za konieczne do rozpatrzenia. Koordynator ds. Zgodności osobno wysłucha zgłaszającego oraz osobę (osoby) wykonującą pracę, którego lub których sprawa dotyczy, zapewniając ochronę ich tożsamości i innych danych osobowych, a także ochronę podstawowych praw i obowiązków. Zgłaszającemu, podczas tej procedury może towarzyszyć wybrany przez niego profesjonalny pełnomocnik (adwokat lub radca prawny).
2. Koordynator ds. Zgodności jest upoważniony – jeśli uzna to za konieczne dla rozpatrzenia sygnalizacji – do żądania zeznań lub wyjaśnień od innych komórek organizacyjnych Bembe Polska Sp. z o.o. (w tym korzystania z pomocy specjalistów, biegłych i ekspertów spoza struktury Bembe Polska Sp. z o.o.).
3. Dochodzenia są prowadzone przy drzwiach zamkniętych, a ich przebieg jest poufny. Z dochodzeń sporządza się protokoły, które w miarę możliwości podpisują osoby biorące w nich udział. W szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwe jest wysłanie projektu protokołu do osób zainteresowanych w celu wniesienia uwag i podpisania dokumentu (dopuszcza się obiegowe podpisanie) – kluczowe znaczenie ma zapewnienie ochrony dokumentu i tożsamości osób biorących udział w protokołowanej czynności. Jeżeli jedna
z osób odmówi podpisania protokołu, fakt ten zostanie odnotowany w samym protokole i podpisany przez inne osoby. Koordynator ds. Zgodności jest odpowiedzialny za przygotowanie protokołu i jego prawidłowość, a także za zapewnienie jego poufności.
4. Na żądanie osoby biorącej udział w czynności (lub jej pełnomocnika) wydaje się jej zanonimizowaną kopię protokołu, pod warunkiem, że przyjmie na siebie pisemne zobowiązanie do zapewnienia poufności, którego naruszenie będzie podstawą odpowiedzialności dyscyplinarnej i będzie traktowane jako naruszenie podstawowych obowiązków.
7. Pisemny raport
1. Koordynator ds. Zgodności zakończy dochodzenie, wydając pisemny raport, który zostanie wysłany do Zarządu. W swoim raporcie przedstawia się szczegółowo (m.in.):
− czy i w jakim zakresie Koordynator ds. Zgodności uzna sygnalizację dotyczącą nieprawidłowości za uzasadnioną i ważną lub nieuzasadnioną; sygnalizację uznaje się za uzasadnioną i ważną, gdy wystąpią dowody nieprawidłowego działania,
− kogo dotyczy sygnalizacja,
− w jaki sposób wykazano skalę, częstotliwość i wpływ nieprawidłowości na Sygnalistę oraz na funkcjonowanie Bembe Polska Sp. z o. o. a także
− środki zaradcze i/lub dyscyplinarne, które należy podjąć,
− ryzyka związane z zasygnalizowaną nieprawidłowością.
2. Raport i/lub wszelkie inne istotne dokumenty sporządzone podczas procedury nie mogą być wykorzystywane w żadnym innym zakresie, niż niniejsza procedura.
3. Dane osobowe zawarte w dokumentacji dotyczące niniejszej procedury będą usuwane zgodnie z zasadami ogólnymi dotyczącymi danych osobowych w Bembe Polska Sp. z o. o.
4. Koordynator ds. Zgodności przekaże zgłaszającemu informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
8. Dalsze działania
1. Najpóźniej w tydzień po otrzymaniu pisemnego raportu Zarząd wyda decyzję w sprawie ewentualnych środków, które należy podjąć.
2. W ciągu tygodnia od wydania decyzji przez Zarząd osoby zainteresowane, a związane z sygnalizacją zostaną poinformowane o wynikach dochodzenia i zaleconych środkach zaradczych (jeśli takie istnieją i zostają wcielone w życie).
9. Dane osobowe Sygnalisty
1. Administratorem danych osobowych Sygnalisty, Osoby, której dotyczy zgłoszenie, Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą jest Bembe Polska Sp. z o.o.
2. Dane osobowe Sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty, zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928).
3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
4. Na poczet postępowań wyjaśniających, dane osobowe zebrane w trakcie postępowania, przetwarza się zgodnie z zasadami przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, uregulowanych odpowiednio w art. 5 i art. 13 rozporządzenia 2016/679, art. 13 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającej decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 89, z późn. zm.5) ) albo art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz. Urz. UE L 295 z 21.11.2018, str. 39).
10. Postanowienia końcowe
1. Odpowiedzialnymi za zapoznanie podległych pracowników z niniejszą Procedurą jest Starszy Inspektor d/s BHP, inspektor PPOŻ w Bembe Polska Sp. z o.o.
2. Każdy Pracownik ma obowiązek zapoznania się z treścią niniejszej Procedury. Nowo zatrudniony Pracownik ma obowiązek zapoznania się z treścią niniejszej Procedury przed rozpoczęciem wykonywania pracy przez specjalistę ds. kadr i płac.
3. Kandydatowi do pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby przekazuje się informację o Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
4. Niniejsza Procedura została ustalona po konsultacji z Przedstawicielami Pracowników.
5. Niniejsza Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości Pracowników w sposób przyjęty w Bembe Polska Sp. z o.o.